Zapytanie 64/2024
Data zamieszczenia zapytania ofertowego: 2024-03-13
Data sporządzenia zapytania ofertowego: 2024-03-13
Dane zamawiającego:
Nazwa firmy: KOBA Sp. z o.o.
Adres: ul. Mieszka I 4/226, 15-054 Białystok
NIP: 9662098818
Opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest opracowanie, wdrożenie i przeprowadzenie szkoleń w zakresie innowacyjnego systemu geolokalizacji oraz cyberbezpieczeństwa, które zwiększą efektywność pracy, zautomatyzują proces obsługi klientów i zarządzania procesami w spółce.
Zakres prac oraz wymagane funkcjonalności:
Przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej
– wykonanie analizy przedwdrożeniowej obecnie istniejących systemów i procesów przebiegających w spółce. Na podstawie tej analizy należy dobrać funkcjonalności zgodne z wymaganiami wnioskodawcy.
Rozbudowa Centralnej Bazy Danych do składowania danych
– konfiguracja bazy danych dla nowych zastosowań;
– utworzenie nowych schematów oraz tabel wraz z funkcjami do obsługi wymiany danych pomiędzy systemami IT: ERP, CRM, System Helpdesk, GIS.
Wykonanie Szyny Danych
– konfiguracja i wykonanie łączników międzysystemowych przy pomocy utworzonych metod REST API, zapytań SQL oraz Web services;
– moduł ten ma zapewnić integrację danych oraz systemów;
– wprowadzenie szyny danych ma zapewnić integrację danych geoprzestrzennych i systemów oraz obsłużyć komunikację dwukierunkową ze wszystkimi systemami funkcjonującymi w firmie;
– wykonanie przekazywania danych do systemu HelpDesk o lokalizacji w sposób zautomatuzowany z wykorzystaniem API;
– wykonanie przekazywania danych do systemu ERP o lokalizacji w sposób zautomatuzowany z wykorzystaniem API;
– wykonanie przekazywania danych do systemu CRM o lokalizacji w sposób zautomatuzowany z wykorzystaniem API;
– wykonanie przekazywania danych z systemu GIS o lokalizacji w sposób zautomatyzowany z wykorzystaniem API.
Zamodelowanie procesów wprowadzania informacji o lokalizacji w przedsiębiorstwie w zakresie:
– urządzeń;
– cenników;
– ofert / umów;
– obsługi instalacyji w terenie;
– rozliczania za wykonane usługi;
– ewidencji usług;
– informacji o budynkach;
– informacji o możliwych technologiach.
Przeprowadzenie specjalistycznych szkoleń pod kątem administrowania i obsługi wdrożonych funkcjonalności:
– funkcjonowania Centralnej bazy danych służącej do przechowywania danych w centralnym miejscu tak, aby wszystkie systemy w firmie miały spójne dane wykorzystywane w różnych modułach dziedzinowych, dzięki czemu dane te nie będą dublowane i rozsynchronizowywane. Centralna baza danych powinna stanowić fundament do tego, aby inne systemy dedykowane do obsługi procesów mogły wymieniać dane przez tę bazę danych;
– szyny danych służącej do integracji danych i systemów oraz zapewnić komunikację dwukierunkową ze wszystkimi modułami funkcjonalnymi w firmie, co zredukuje konieczność wprowadzania tych samych danych w wielu systemach i ograniczy ryzyko błędów ludzkich.
Przeprowadzenie specjalistycznych szkoleń z cyberbezpieczeństwa serwerów w zakresie przechowywania gromadzonych danych oraz danych podlegających ochronie RODO:
– przekazanie wiedzy dotyczącej poprawy poziomu zabezpieczeń infrastruktury serwerowej, wykrywania i zapobiegania zdarzeniom potencjalnie umożliwiającym naruszenie bezpieczeństwa takich systemów oraz zgromadzonych tam danych, a także wykorzystania dostępnych technologii ochrony środowisk serwerowych w zakresie przechowywania danych.
– przekazanie praktycznej wiedzy dotyczącej ochrony danych osobowych przetwarzanych w systemach informatycznych, która pomogą realizować procesy IT tak, by wspierały Zamawiającego w spełnieniu wymogów określonych w RODO:
bezpieczeństwo fizyczne;
bezpieczeństwo środowiskowe;
zarządzanie ryzykiem;
bezpieczeństwa przetwarzania danych;
zapewnienie ciągłości działania w obszarze IT;
zarządzanie incydentami i naruszeniami ochrony danych osobowych.
Kod i nazwa CPV: 72000000-5 Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia
Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny ich spełniania, o ile warunki te są wymagane przez Zamawiającego:
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy dysponują stosownym personelem adekwatnym i niezbędnym do właściwej realizacji przedmiotu zamówienia.
Wykonawca musi dysponować personelem, w skład którego wchodzi minimum 1 osoba z co najmniej 2– letnim stażem jako programista.
Kryteria oceny ofert, informacja o wagach punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny ofert:
Oferta oceniona zostanie na podstawie :
a) Kryterium ceny – waga 100%
Cena netto (kryterium stanowi 100% punktacji możliwej do przyznania; 100 pkt.) – cena musi być podana w PLN
Opis sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny oferty:
Wybór Oferenta dokonany zostanie na podstawie największej ilości uzyskanych punktów zgodnie z następującą metodologią:
Zamawiający stosuje następujący wzór do oceny ofert w zakresie kryterium CENA:
P = Co/Cno x 100%
Gdzie:
P – punktacja przyznana analizowanej ofercie
Co – cena netto przedmiotu zamówienia wskazana w analizowanej ofercie
Cno – najniższa cena netto przedmiotu zamówienia wskazana w porównywanych ofertach
Maksymalnie oferta może otrzymać 100 pkt. W przypadku, gdy dwie lub więcej ofert otrzyma tę samą łączną punktację, za najlepszą ofertę z nich uznaje się tę, która wpłynęła wcześniej.
Termin i sposób składania ofert (nie krótszy niż 7 dni kalendarzowych (bieg terminu rozpoczyna się w dniu następującym po dniu upublicznienia zapytania ofertowego, a kończy z upływem ostatniego dnia; jeżeli koniec terminu przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, termin upływa dnia następującego po dniu lub dniach wolnych od pracy):
1. Termin i sposób składania ofert 20.03.2024
Ofertę można złożyć na jeden z następujących sposobów:
– pisemnie w zamkniętej kopercie w biurze Zamawiającego pod adresem: ul. Piastowska 11, 15-207 Białystok, parter – sekretariat;
– pocztą za pomocą listu poleconego lub przesyłką kurierską na adres firmy: ul. Piastowska 11, 15-207 Białystok, parter – sekretariat (liczy się data i godzina doręczenia listu/przesyłki);
– pocztą elektroniczną na adres mailowy: biuro@koba.pl (jako skan własnoręcznie podpisanego dokumentu);
2. Oferty niekompletne i nie zawierające pełnego zakresu przedmiotu zamówienia zostaną odrzucone. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
3. Oferty należy złożyć na formularzu ofertowym (załącznik nr 1 do zapytania ofertowego);
4. Oferent może złożyć tylko jedną ofertę;
5. Ofertę należy sporządzić w języku polskim;
6. Treść oferty musi odpowiadać treści Zapytania ofertowego;
7. Oferta oraz złożone do niej załączniki muszą być podpisane przez osobę uprawnioną do zaciągania zobowiązań i składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy wraz z pieczątką imienną (w zastępstwie pieczątki imiennej wymagany jest czytelny podpis). W przypadku, gdy Wykonawcę reprezentuje pełnomocnik, do oferty musi być dołączone pełnomocnictwo w formie oryginału lub kopii poświadczonej notarialnie za zgodność z oryginałem. W przypadku ofert składanych w drodze elektronicznej (za pomocą wiadomości e-mail) pełnomocnictwo może być załączone w formie skanu lub jako plik cyfrowy podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym;
8. Oferty złożone po terminie składania ofert nie będą rozpatrywane. Za datę złożenia uznaje się datę otrzymania oferty przez Zamawiającego. W przypadku złożenia oferty po terminie, Zamawiający niezwłocznie zawiadomi wykonawcę o złożeniu oferty po terminie;
9. Za termin złożenia oferty uznaje się termin jej wpływu do siedziby Zamawiającego lub wpływu na wskazany wyżej adres e-mail;
10. Zamawiający przed upływem terminu do składania ofert ma prawo do:
• wycofania oferty poprzez przekazywanie e-mail z informacją o wycofaniu oferty;
• zmiany oferty poprzez powiadomienie o wprowadzeniu zmian, które musi być złożone według takich samych zasad jak składana oferta;
11. Koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty ponosi Oferent.
Termin wykonania zamówienia:
Termin realizacji zamówienia nie może być dłuższy niż 12 miesięcy od podpisania umowy Zamawiającego z Wykonawcą, ale nie dłużej niż do 31.05.2025 r.
Informacje na temat zakazu konfliktu interesów (tj. powiązań osobowych lub kapitałowych):
Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania Zamawiającego lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą – oferentem, polegające w szczególności na:
a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji (o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa), pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
b) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia, lub związaniu z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli albo pozostawaniu we wspólnym pożyciu z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia,
c) pozostawaniu z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że istnieje uzasadniona wątpliwość co do ich bezstronności lub niezależności w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia.
Warunki istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia (o ile Zamawiający przewiduje możliwość zmiany umowy):
1. Nie jest możliwe dokonywanie istotnych zmian w warunkach zamówienia lub umowy zawartej z wykonawcą/dostawcą, w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano jego wyboru.
2. Dopuszczalne nieistotne zmiany umowy:
a) zaistnienia omyłki pisarskiej;
b) zmiany danych teleadresowych.
Informacja o możliwości składania ofert częściowych (jeżeli Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych) lub udzielenie zamówienia w częściach (jeśli Zamawiający zakłada udzielanie zamówienia w częściach):
Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
Opis sposobu przedstawiania ofert wariantowych oraz minimalne warunki, jakim muszą odpowiadać oferty wariantowe wraz z wybranymi kryteriami oceny, jeżeli zamawiający wymaga lub dopuszcza ich składanie:
Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
Informacja na temat wymagań dla oferentów:
Oferent zobowiązany jest do złożenia oświadczenia, iż posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie w zakresie dostaw bądź usług objętych zapytaniem ofertowym oraz posiada faktyczną zdolność do wykonania zamówienia w tym między innymi dysponuje prawami, potencjałem technicznym i osobowym koniecznym do wykonania tego zamówienia.
Dane do kontaktu w sprawie ogłoszenia:
Imię i nazwisko: Justyna Baranowska
Email: finanse@koba.pl
Telefon: 514916867
Informacja o wyniku postępowania:
Zapytanie w trakcie realizacji.