Zapytanie 104/2024
Data zamieszczenia zapytania ofertowego: 2024-10-02
Data sporządzenia zapytania ofertowego: 2024-10-01
Dane zamawiającego:
Nazwa firmy: P.W. T&R ZIARKO TOMASZ ZIARKO
Adres: Zielone Kamedulskie 29, 16-402 Suwałki
NIP: 8442042643
Opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest stworzenie i wdrożenie specjalistycznego, dedykowanego dla potrzeb Zamawiającego oprogramowania do obsługi procesu sprzedaży, magazynowania i wysyłki wraz. Oprogramowanie ma wspomagać pracowników Zamawiającego we wszystkich operacjach związanych z obsługą klienta w określonym niżej zakresie.
Opis wymaganych funkcji i cech oprogramowania oraz jego przeznaczenia:
1. Prowadzenie gospodarki magazynowej w zakresie surowców do produkcji.
2. Prowadzenie gospodarki magazynowej wyrobów gotowych z dokładnym określeniem kosztów wytworzenia.
3. Rejestracja obiegu dokumentów w procesie przetwarzania danych od zamówienia od odbiorcy do
realizacji tego zamówienia w formie dokumentu sprzedaży.
4. Integracja z zewnętrzną platformą sprzedaży w celu automatyzacji pozyskiwania zamówień od
Odbiorców.
5. Kontrola dostaw materiałów zakupowych i towarów w zakresie ilości i ceny.
6. Kontrola stanów magazynowych z możliwością inwentaryzacji porównawczej (spis z natury –
ewidencja stanów magazynowych).
7. Pełna kontroli rozrachunków.
8. Obsługa wysyłek logistycznych zagranicznych i krajowych.
9. Sporządzanie zestawień pomocniczych do rozliczeń księgowych.
10. Eksport danych do obcych systemów księgowych z wykorzystaniem pliku JPK-FA.
11. Prowadzenie rozrachunków walutowych w transakcjach krajowych i zagranicznych.
12. Rozpoznawanie i oznaczanie w systemie kartotek asortymentowych uwzględniając aktualizację takich danych jak: indeks, nazwa, opis, vat, jm.
13. Synchronizacja stanu magazynu okresowo np. raz na godzinę.
14. Aktualizacja stanu płatności za złożone zamówienie.
Wymagania co do liczby licencji:
1. 5 licencji do obsługi procesów handlowych i magazynowych
2. 2 licencje dot. zarządzania produkcją
3. 4 licencje do obsługi urządzeń wyposażonych w panele dotykowe.
4. 1 licencja do tworzenia analiz, formularzy i etykiet w sposób zautomatyzowany.
5. 1 licencja do zarządzania systemem.
Wymagania dodatkowe:
1. Czas reakcji na zgłoszoną awarię lub wadę oprogramo
Kod i nazwa CPV: 72000000-5 – Usługi informatyczne: konsultacje, opracowania oprogramowania, internetowe i wsparcia. 72263000-6 – Usługi wdrażania oprogramowania.
Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny ich spełniania, o ile warunki te są wymagane przez Zamawiającego:
1. Warunki udziału w postępowaniu.
1) Brak powiązań kapitałowych i osobowych pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym.
Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Wnioskodawcą lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Wnioskodawcy lub osobami wykonującymi w imieniu Wnioskodawcy czynności związane z przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:
a. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji (o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa), pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
b. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia, lub związaniu z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli albo pozostawaniu we wspólnym pożyciu z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia,
c. pozostawaniu z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że istnieje uzasadniona wątpliwość co do ich bezstronności lub niezależności w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia
2) Doświadczenie
Wykonawca wykaże, że wykonał w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy to w tym okresie: co najmniej 1 (jedną) usługę polegającą na wytworzeniu oprogramowania do zarządzania procesami w przedsiębiorstwach handlowych lub usługowych lub produkcyjnych o wartości minimum 80 000,00 zł brutto.
3) Termin realizacji zamówienia nie dłuższy niż 11 miesięcy od dnia zawarcia umowy z Wykonawcą.
4) Czas reakcji na zgłoszoną awarię lub wadę oprogramowania nie dłuższy niż 24 godziny od momentu zgłoszenia.
5) Pomoc techniczna dotycząca oprogramowania dostępna w godzinach pracy Zamawiającego tj. od godz. 8
Kryteria oceny ofert, informacja o wagach punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny ofert:
Kryterium „Cena łączna netto” liczony będzie wg następującego wzoru:
Opis sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny oferty:
cena łączna netto oferty z najniższą ceną
————————————————————- x 100 = liczba punktów badanej oferty
cena łączna netto oferty badanej
Końcowy wynik powyższego działania zostanie zaokrąglony do 2 miejsc po przecinku.
Termin i sposób składania ofert (nie krótszy niż 7 dni kalendarzowych (bieg terminu rozpoczyna się w dniu następującym po dniu upublicznienia zapytania ofertowego, a kończy z upływem ostatniego dnia; jeżeli koniec terminu przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, termin upływa dnia następującego po dniu lub dniach wolnych od pracy):
1. Ofertę na załączonym Formularzu Ofertowym (Załącznik nr 1) wraz z Oświadczeniem o braku powiązań kapitałowych lub osobowych (Załącznik nr 2), Wykazem usług programistycznych (Załącznik nr 3) oraz referencjami, o których mowa w punkcie III.1.9 należy dostarczyć w jeden z następujących sposobów:
a. do biura Zamawiającego: P.W. T&R ZIARKO TOMASZ ZIARKO, Zielone Kamedulskie 29, 16-402 Suwałki, w zamkniętej kopercie z dopiskiem „Nabycie i wdrożenie oprogramowania – 2/2024”.
b. przesłanie oferty w formie elektronicznej na adres tomek@ziarko.com.pl jako skan podpisanych dokumentów lub dokumenty podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym złożonym za pomocą Profilu Zaufanego.
2. Ofertę należy dostarczyć w jeden ze sposobów wymienionych w punkcie IV.1 w terminie do dnia 10 października 2024 r. do godz. 8.30. Liczy się data wpłynięcia oferty do Zamawiającego.
3. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.
4. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych.
5. Wykonawca określi cenę ryczałtową netto i brutto, która stanowić będzie wynagrodzenie za realizację całego przedmiotu zamówienia, podając ją w zapisie liczbowym i słownie z dokładnością do grosza (do dwóch miejsc po przecinku). Cena oferty jest ceną ostateczną obejmującą wszystkie koszty i składniki związane z realizacją zamówienia zgodnie z przedmiotem zamówienia. Oferta złożona w walucie obcej zostanie przeliczona na PLN według średniego kursu NBP z dnia ogłoszenia niniejszego zapytania ofertowego.
6. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim, w formie pisemnej i zawierać:
a. Formularz ofertowy (Załącznik nr 1),
b. Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych (Załącznik nr 2),
c. Wykaz usług programistycznych (Załącznik nr 3),
d. Referencje, o których mowa w punkcie III.1.9,
e. Pełnomocnictwo do podpisania oferty, jeżeli oferta została podpisana przez osobę lub osoby inne niż uprawnione do reprezentacji Oferenta.
7. Dokumenty wymien
Termin wykonania zamówienia:
3) Termin realizacji zamówienia nie dłuższy niż 11 miesięcy od dnia zawarcia umowy z Wykonawcą.
Informacje na temat zakazu konfliktu interesów (tj. powiązań osobowych lub kapitałowych):
Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania Zamawiającego lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą – oferentem, polegające w szczególności na:
a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji (o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa), pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
b) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia, lub związaniu z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli albo pozostawaniu we wspólnym pożyciu z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia,
c) pozostawaniu z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że istnieje uzasadniona wątpliwość co do ich bezstronności lub niezależności w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia.
Warunki istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia (o ile Zamawiający przewiduje możliwość zmiany umowy):
15. Umowa zawarta w wyniku postępowania wszczętego na skutek niniejszego zapytania ofertowego, może zostać zmieniona w drodze aneksu do umowy w następującym zakresie i przypadkach:
a. w przypadku, gdy nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację umowy lub przedmiotu umowy,
b. w przypadku zmiany umowy o dofinansowanie projektu w zakresie mającym wpływ na realizację umowy lub przedmiotu umowy,
c. w przypadku zmiany harmonogramu realizacji umowy o dofinansowanie projektu, jeżeli zmiana ta została wprowadzona po udzieleniu zamówienia,
d. zmiany terminu wykonania zamówienia, w przypadku wystąpienia w toku realizacji umowy siły wyższej lub okoliczności o charakterze prawnym, organizacyjnym, ekonomicznym, badawczym, finansowym lub technicznym, których Zamawiający nie mógł przewidzieć a leżących po stronie Wykonawcy lub Zamawiającego i uzasadniających wprowadzenie zmiany w zakresie terminu wykonania przedmiotu zamówienia w celu należytej realizacji umowy lub Projektu,
e. zmiany harmonogramu, sposobu i terminu płatności, w przypadku wystąpienia w toku realizacji umowy siły wyższej lub okoliczności o charakterze prawnym, organizacyjnym, ekonomicznym, badawczym, finansowym lub technicznym, których Zamawiający nie mógł przewidzieć a leżących po stronie Wykonawcy lub Zamawiającego i uzasadniających wprowadzenie zmiany w zakresie harmonogramu, sposobu i terminu płatności w celu należytej realizacji umowy lub Projektu,
f. gdy zaistnieje inna, niemożliwa do przewidzenia w momencie zawarcia umowy okoliczność organizacyjna, prawna, badawcza, finansowa, techniczna lub wystąpi siła wyższa, za którą żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności, skutkująca brakiem możliwości należytego wykonania zawartej umowy.
Informacja o możliwości składania ofert częściowych (jeżeli Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych) lub udzielenie zamówienia w częściach (jeśli Zamawiający zakłada udzielanie zamówienia w częściach):
Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.
Opis sposobu przedstawiania ofert wariantowych oraz minimalne warunki, jakim muszą odpowiadać oferty wariantowe wraz z wybranymi kryteriami oceny, jeżeli zamawiający wymaga lub dopuszcza ich składanie:
Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych
Informacja na temat wymagań dla oferentów:
Oferent zobowiązany jest do złożenia oświadczenia, iż posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie w zakresie dostaw bądź usług objętych zapytaniem ofertowym oraz posiada faktyczną zdolność do wykonania zamówienia w tym między innymi dysponuje prawami, potencjałem technicznym i osobowym koniecznym do wykonania tego zamówienia.
Dane do kontaktu w sprawie ogłoszenia:
Imię i nazwisko: Tomasz Ziarko
Email: tomek@ziarko.com.pl
Telefon: 887120533
Informacja o wyniku postępowania:
Zapytanie w trakcie realizacji.